盐城工学院政府采购管理办法(试行)


 

第一章 总则

 

第一条  为进一步规范我校政府采购工作,维护国家和学校利益,提高资金使用效益,保障项目质量,保护采购当事人的合法权益,促进廉政建设,依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例,《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例,以及省市有关政府采购方面的管理规定,结合我校政府采购工作的实际,制订本办法。

第二条 学校及各教学院部、部门和直属单位使用学校财政性资金、学校自筹资金、教学院部(部门、单位)自筹资金和其它资金进行货物、小型工程和服务类的政府采购活动适用本办法。基建工程项目进入盐城招标市场依法实施。

本办法所称货物类,包括教学科研设备、一般设备、实验器材、耗材、药品、图书、教材、教学用品、办公用品、劳保用品、学生公寓用品、食堂用品、职工福利用品、军训服装等。

本办法所称小型工程类,主要是指小型工程建设项目,包括改建、扩建、装修、修缮、绿化、拆除等项目的勘察、设计、施工、监理,以及与工程建设有关的设备、材料等。

本办法所称服务类,包括各类保险、绿化养护、保洁、保安、物业管理、房屋租赁、软件、检测、咨询、仪器设备维修保养、服务性项目确定等。

第二章 机构设置与工作职责

 

第三条 学校成立政府采购工作领导小组,负责全校政府采购工作的统筹和协调,由分管政府采购工作的校领导任组长,成员由监察处、总师办、财务处、审计处、教务处、招投标管理办公室、科技产业处、基建规划处、后勤管理处、国有资产管理处、实验室建设与设备管理处、后勤服务集团主要负责人组成。政府采购工作领导小组的主要职责是:

(一)统一领导全校政府采购工作;

(二)依法制订政府采购工作的管理规定、程序规范、工作纪律; 

(三)确定重大政府采购活动的项目范围、规模和实施方案,协调处理政府采购工作中出现的重大问题;  

(四)对政府采购活动进行指导和监督;

(五)指导和审定评标专家库建设;

(六)对重大政府采购项目进行现场指导和监督。

第四条  政府采购工作领导小组下设招投标管理办公室,具体负责政府采购日常工作,其主要职责是:

(一)宣传贯彻国家政府采购相关法律法规、上级有关规定和学校政府采购相关规章制度;

(二)拟订学校政府采购相关规章制度,报政府采购工作领导小组审议; 

(三)建设、管理、维护评标专家库、评标小组组长库、供应商库;

(四)召集监察处、总师办、财务处、审计处等有关部门召开政府采购项目工作协调会,审核采购归口管理部门(见第五条)提出的采购方式;

(五)参与项目的调研论证工作;

(六)参与对报名商家的资格审查;

(七)组织审核采购文件,审定评标原则和细则;

(八)组织开标、评标工作;

(九)审核、发布采购公告、中标(成交)公示;

(十)协助采购归口管理部门答复商家的质疑,协助投诉的调查;

(十一)负责向政府采购工作领导小组汇报工作,协助处理政府采购工作中出现的商务纠纷等有关问题;

(十二)负责组织需纳入省、市集中采购项目的申报,并及时提交政府采购工作领导小组讨论;

(十三)完成政府采购工作领导小组交办的其他工作。

第五条  后勤管理处、国有资产管理处、实验室建设与设备管理处等是采购归口管理部门,其主要职责是:

(一)根据各部门各单位的采购预算,组织请购人做好项目申购材料的收集整理、督促审核、审查把关工作,申购材料完备后,填写《盐城工学院采购申请表》,并提交相关部门签字确认;

(二)完备后的项目申购材料提交招投标管理办公室,并做好申购材料的交接对接和解释工作;

(三)全程参与项目的开标、评标会议;

(四)收到中标(成交)结果后,及时通知请购人办理相关合同签订等后续事宜;

(五)对合同的商务与付款事宜进行审查;

(六)办理进口设备免税事宜;

(七)负责合同文本的洽谈、拟定,在合同会签手续完成后签订正式合同;

(八)协调和督促合同的履行;

(九)负责项目实施过程的监督管理,并组织验收;

(十)收集整理政府采购原始文件并及时存档。

第六条  监察处、总师办、财务处、审计处是学校政府采购工作的行政监督部门,全程参与政府采购工作,其主要职责是:

(一)全过程监督学校集中采购项目的调研、论证、招标、开标、评标等工作;

(二)根据需要参与项目验收;

(三)监察处负责监督学校政府采购制度的执行,抽取评审专家(招投标管理办公室参与),受理商家投诉;

(四)总师办、财务处负责审核项目预算,依据采购文件、合同及其他报销凭据支付款项;

(五)审计处负责对项目经费执行情况进行审核。

第七条  用户所在教学院部、部门及直属单位为请购人,其主要职责是:

(一)提出购置立项申请,对拟采购项目的性能、规格、型号、技术参数等提出具体要求,10万元以上的重大项目和大型仪器设备按相关规定附送详细的论证报告和审批手续;

(二)组织采购项目的调研、论证,向政府采购工作领导小组汇报调研论证情况,接受相关咨询;

(三)在采购归口管理部门指导下编制采购文件、拟订合同;

(四)对项目的制作、安装、施工过程进行监督管理,组织项目验收;

(五)配合资产归口管理部门做好资产登记、入账、报销等工作。

第八条 学校集中政府采购项目的评标工作,通过成立3人及以上单数人员组成的评标专家小组评审完成。评标专家小组的主要职责是:

(一)负责审查投标材料是否符合采购文件要求,并作出评价;

(二)根据实际需要,要求投标人对投标文件作出解释;

(三)独立完成评标工作,出具书面评标报告,并按顺序推荐中标(成交)候选商家。

第三章 采购方式

 

第九条  学校政府采购实施的具体方式有:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、国家法律允许的其他形式。每个项目的采购方式根据本办法和项目的具体情况确定。5万元及以上项目履行校内程序后,报盐城市政府采购管理机关审批集中采购。各类科研仪器设备,按照苏财购201753号“关于完善省属高校和科研院所科研仪器设备采购管理有关事项的通知”精神、法律规定和内控制度采购。

(一)原则上采取公开招标方式。

(二)邀请招标,有下列情况之一的,经招投标管理办公室审核,报项目分管校领导、政府采购领导小组组长批准,可采用邀请招标方式:

1. 技术复杂或者有特殊专业要求,仅有少数几家潜在投标人可供选择;

2. 采用公开招标方式所需费用占项目总价值比例过大等不符合经济合理性要求;

3. 受自然资源或者环境条件限制;

4. 法律、行政法规另有规定。

(三)竞争性谈判,是指从符合相应资格条件的供应商中确定不少于3家供应商就采购项目进行谈判的采购方式。有下列情况之一的货物或服务,经招投标管理办公室审核,报项目分管校领导、政府采购领导小组组长批准,可采用竞争性谈判方式:

1. 招标后没有供应商投标或没有合格供应商投标,或重新招标未能成立的;

2. 技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的;

3. 采用招标所需时间不能满足用户紧急需求的;

4. 不能事先计算出价格总额的。

(四)单一来源采购,是向供应商直接购买的采购方式。符合下列条件之一的货物或服务,经招投标管理办公室审核,报项目分管校领导、政府采购领导小组组长批准,可以采用单一来源采购方式:

1. 只能从唯一供应商处采购的,包括:

1)在全国(或全球)范围内只有一家供应商;

2)公开招标等采购方式失败后需要变更为单一来源采购方式的;

3)需要原供应商升级软件项目。

2. 经论证确需从指定供应商采购的;

3. 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购资金10%的;

4. 发生了不可预见的紧急情况、涉及国家安全秘密等特殊情况只能从特定供应商处采购。

(五)询价,是指从符合相应资格条件的供应商中确定不少于3家供应商,并对其提供报价、质量、服务等进行比较,确定中标商的招标方式。采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,经招投标管理办公室审核,经项目分管校领导、领导小组组长批准,可以采用询价采购方式。

政府采购合同履行中,采购人需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。

第十条  凡涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾、工作紧急等特殊情况不适宜进行招投标的项目,按照国家有关规定可以不进行招投标,但必须经政府采购工作领导小组批准。

第十一条  本办法规定的单台(含批量)总价5万元(不含)以下的项目,到招投标管理办公室备案后由采购归口管理部门、请购人依法依规采购。

第十二条 积极协调政府部门,属于政府采购管理的项目按省级政府集中采购目录及采购限额标准的通知,主动纳入管理;争取省政府网上商城电商专用平台实施采购。

第四章  采购程序

 

第十三条  列入学校年度财务预算的采购项目,按预算执行。其他采购项目必须经过立项审批、落实资金,方可进入实施程序。

第十四条  请购人应根据项目特点拟定校内外调研、论证方案,组织专家开展走访用户、考察厂商等调研活动;根据项目大小、实际需要,决定是否邀请采购归口管理部门、政府采购工作领导小组成员单位参加。调研结束后请购人应及时形成科学规范的调研结论,作为申购材料一并提交。

第十五条  公开招标、邀请招标应按照下列程序:

(一)请购人编制招标文件,填写采购申请表,采购归口管理部门、行政监督部门和招投标管理办公室审签,分管领导批准。

(二)发布招标公告或发出招标邀请。公开招标项目:招投标管理办公室讨论通过后报分管招标工作校领导批准,在媒体发布,公告期不少于5日。邀请招标项目:由采购归口管理部门和请购人共同推荐商家,填写申请表会签,报项目分管校领导和招投标工作分管校领导批准,由招投标管理办公室发出邀请。需要进行资格预审的,由采购归口管理部门和招投标管理办公室对报名商家进行资格审查。

(三)发布招标文件。向报名商家或邀请商家发出招标文件。自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,原则上不少于20天。

(四)投标。投标时投标人应向学校缴纳不超过招标项目预算价百分之二的投标保证金。未中标投标人的投标保证金应在评标结束后及时予以无息退还;中标人的投标保证金转为履约保证金,应在项目结束后无息退还。

(五)开标、评标。招投标管理办公室按招标文件确定的时间、地点组织开标。开标时由投标人或监督部门对投标文件密封情况进行检查,由工作人员当众拆封并宣读投标文件。招投标管理办公室指定专人记录开标过程。

(六)评标工作由评标小组负责。评标结果由评标小组签字确认后报招投标管理办公室批准后确定。

(七)结果公示。评标结果在政府网或校园网公示,时间不少于5日。

(八)中标(成交)通知。由招投标管理办公室向中标(成交)商家发出通知。

第十六条  投标人对招投标过程的质疑与投诉,由监察处受理,招投标管理办公室协助处理。

第五章   

 

第十七条 采购归口管理部门或请购人代表学校,遵照合同法和其他相关法律、法规,按照采购文件、中标人投标文件、评标结论与中标(成交)商家签订合同,确定双方权利和义务。采购合同采取书面形式,其中合同的技术部分由请购人负责。

第十八条 请购人、采购归口管理部门应当在中标(成交)通知发出之日起30日内与商家签订合同,可向商家收取金额不超过合同总金额百分之八的履约保证金。

第十九条 正式合同签订前,应经学校总会计师办公室专职法律人员审核,负责人签署意见。

第二十条 合同到期后除因其他原因未能按期完成的项目外,应当按合同约定的期限终止合同;特殊情况需要续签合同的,须经学校招投标管理办公室会商通过,报分管校领导和分管招投标工作的校领导同意后方可进行。任何部门和个人不得自行续签合同或继续执行逾期合同。

第六章   

第二十一条  所有采购项目实施完毕后必须办理验收手续。对10万元以上的重大项目和大型仪器设备,请购人需要组织专家、采购归口管理部门、监管人员、招投标管理办公室等组成验收小组开展验收工作。依据规定须经国家认可的质量检测机构验收的特殊项目,一般需在取得相关合格证后方可组织验收。参与验收的人员应在验收报告上签字,并承担相应责任。

第二十二条  货物类项目的验收须以合同条款或样品为依据,按相关技术标准、质量或产品标准验收,合格后由验收小组填写验收报告。凡不符合验收标准的应拒收并按合同条款索赔。

第二十三条  工程类项目的验收按照建设行政管理部门的有关规定执行。与工程有关的货物,属于整体工程的一部分或其配套设施的,应在整体工程竣工、与整体工程共同试运行后一并验收。

第二十四条  资产入账。评标记录、采购合同、验收报告、固定资产入库单、原始购货发票等共同构成固定资产报账必备原始凭证。没有办理验收和入库的资产,财务部门不予报销。

第七章 

 

第二十五条  所有政府采购项目均应建立资料档案,包含从立项到验收等各个环节的全部资料,具体包括项目预算、采购申请审批手续、采购文件、中标人投标文件、评标报告、合同文本、验收报告及其他有关文件、资料。招投标管理办公室负责采购申请审批手续、采购文件、中标人投标文件、评标报告等资料的归档;采购归口管理部门负责采购预算、论证报告、合同文本、验收报告及其他有关资料的收集整理,最终移交学校档案管理部门。

第二十六条  设备采购项目应建立技术档案。内容包括使用说明书、合格证、质保书、物件清单、技术资料等。技术档案由请购人整理保存。  

第八章  法律责任

 

第二十七条  学校政府采购工作接受全校师生员工的监督。任何单位和个人有权对学校政府采购活动中的违法违纪行为进行举报和投诉。相关部门须向学校如实反映情况,提供有关材料,自觉接受各方面的监督。

第二十八条  相关部门和人员在政府采购活动中,有下列行为之一的,应当承担相应责任: 

(一)采购立项、申报、审核中弄虚作假的; 

(二)采购计划制定、审批中徇私舞弊的; 

(三)采购决策、执行、管理、监督中滥用职权、玩忽职守的; 

(四)应当采用公开招标方式却擅自采用其他方式采购的,将必须进行学校集中采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避的; 

(五)泄露应当保密、与采购活动有关的情况和资料的,或者与商家串通的; 

(六)收受或向商家索要财物或者其它好处的; 

(七)以不合理条件限制或排斥潜在商家参与竞争的; 

(八)合同执行监管不力,造成经济损失的; 

(九)违反法律法规、政策及其他规定的。 

第九章   

 

第二十九条  本办法未尽事宜由学校政府采购工作领导小组决定。

第三十条  本办法自发布之日起执行,由学校招投标管理办公室负责解释。以前规定与本办法不一致的以本办法为准。

第三十一条 本办法在执行过程中因国家法律法规和上级主管部门政策规定发生重大调整,本办法与其不一致的,遵从国家和上级规定。

 

 

20171123

 

 



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